Как принять участие в тендере

Тендер — процесс закупки или выбора поставщика на основе определенных требований, предъявляемых к претендентам. В этой статье рассмотрены основные виды тендеров, их отличия и преимущества перед привычными прямыми продажами, а также инструкции и советы для компаний, собирающихся принять участие в конкурсе.

Проведение тендеров — популярная практика для российских бизнесменов, так как тендер сам по себе является выгодным для обеих сторон — покупателя и поставщика. Тендер, представляющий собой процесс закупки или выбора поставщика, имеет свои тонкости, о которых нужно знать при проведении этой процедуры.

Рассмотрим все подробности принятия участия в тендерах, включая подачу заявки и подготовку необходимых документов, порядок действий при необходимости оформления отказа и изменения решения. Ниже вы найдете полезные практические советы для тех, кто задался целью выиграть тендер.

Что такое тендер

В переводе с английского языка слово «тендер» означает предложение. Под этим понятием с точки зрения бизнеса подразумевается любая форма конкурентного выбора предложений, касающихся торгов. Тендер может подразумевать не только реализацию товаров, но и проведение работ, предоставление каких-либо услуг и т. д. Тендер представляет собой проведение конкурса или аукциона, предложение к участию в торгах, запрос котировок, отбор предложений и выбор поставщиков продукции или услуг.

Тендер как вид бизнес-операции

Заказать тендер может любой предприниматель, нуждающийся в каком-либо товаре или услуге. Для этого заказчик заявляет о намерении выбрать лучшего поставщика в соответствии с заявленными условиями. Эти условия прописываются в тендерных документах, после чего участники выставляют свои подробные конкурентные предложения, из которых заказчик может выбрать наиболее подходящее. С участником-победителем, выбранным устроителем в ходе конкурса, необходимо заключить договор. Ключевая особенность тендера — это его прозрачность. Все требования равны для участников тендера, благодаря чему поддерживается здоровая конкуренция.

Классификация тендеров

Тендеры принято делить на несколько групп по схожим признакам:

1. По цели: закупочные или реализационные тендеры, в зависимости от того, что собирается сделать заказчик — продать или купить товары или заказать какие-либо услуги.

2. По организационной форме:

• открытые тендеры — заявка находится в свободном доступе на специальных ресурсах, и принять участие может любой желающий;

• специализированные тендеры — созданные для ограниченного круга компаний;

• закрытые тендеры — принять участие в таком тендере можно только по персональному приглашению от заказчика. Как правило, закрытый тендер проводится с целью сохранить коммерческую тайну, либо проведение открытого является экономически невыгодным. В любом случае выбор формы организации не должен противоречить законам РФ.

3. По особенностям проведения: тендер в режиме реального времени или тендер в электронном формате. Во втором случае обязательное требование для участников — наличие электронной подписи.

4. По возможности изменения условий конкурса тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные. В случае одноэтапного конкурса переговоры не предусмотрены, а участники сразу при подаче заявки предлагают окончательные условия сделки. В случае с двухэтапными тендерами сначала предлагаются предварительные условия сделки, на основании которых заказчик путем переговоров с каждым участником выбирает финальные условия контракта, наиболее выгодные обеим сторонам.

5. По предмету: существует тендер точных условий или открытый брифинг. В открытом брифинге условия конкурса описаны приблизительно, финальное предложение остается на усмотрение участника. Здесь можно проявить смекалку и прописать все свои конкурентные преимущества, чтобы сразу выгодно выделяться на фоне остальных участников и заявок. В тендере с точными условиями обязательно указываются все параметры сделки: стоимость товаров или работ, сроки, все дополнительные требования и подробности.

6. По процедуре:

• конкурс — в данном случае участник обязан соответствовать всем критериям по квалификации и бюджету;

• аукцион — тендер для тех случаев, когда заказчик ищет самый недорогой вариант. В аукционе участники могут изменять свое ценовое предложение, оглядываясь на предложения конкурентов;

• запрос котировок — самый быстрый вид аукциона, ограниченный по времени;

• запрос предложений — тендер, позволяющий проанализировать предложения с точки зрения не только цены, но и квалификации участников и других необходимых параметров.

• конкурентные переговоры — вид свободного тендера, где решение принимается на усмотрение заказчика.

• Существуют и другие разновидности тендеров по процедуре, среди которых мониторинг цен, запрос на оферты, сбор коммерческих предложений от поставщиков, ограниченное участие в конкурсе и т. д.

Подрядчик-организатор тендера вправе выбрать любой удобный способ организации конкурса в зависимости от личных предпочтений компании и от того, какой результат необходимо получить на выходе.

Сравнение тендера с прямыми продажами

Основание Прямые продажи Тендер
1 Психология Есть возможность учесть личные качества лица, принимающего решение Работа происходит по заранее оговоренной схеме без учета человеческого фактора
2 Лицо, принимающее решение Конкретная личность (руководитель организации, подписант контракта) Предварительно созданная комиссия из нескольких специалистов (тендерная комиссия)
3 Условия заключения контракта Определяются в ходе переговоров и прописываются в тексте договора обеими сторонами сделки Регламент рассмотрения предложений и заключения сделки заранее утвержден правилами организатора или законом РФ
4 Способ заключения договора Поиск клиента осуществляется любыми способами, достаточно сделать выгодное предложение и достигнуть взаимных договоренностей Стать участником сделки достаточно сложно, так как необходимо соответствовать заранее прописанным требованиям, а затем быть выбранным из числа других
5 Возможность повлиять на заказчика Есть возможность повлиять на условия договора или любые другие параметры сделки в ходе переговоров между сторонами Нет возможности повлиять, так как условия сделки заранее регламентированы условиями тендера или федеральными законами
6 Конкуренция В момент обсуждения условия и заключения договора конкуренция минимальна Конкурентная борьба ярко выражена на всех этапах тендера
7 Получение ценного опыта Успешное заключение договора не гарантирует дальнейшего успеха при переговорах с другими компаниями Победа в тендере дает возможность получить портфолио и быть более выгодным участников в глазах заказчиков других тендеров

Какой выбрать тендер: коммерческий или государственный

Прежде чем принимать решение, в каком из этих двух видов тендера стоит принять участие, необходимо разобраться в их различиях:

1. Законодательная база: коммерческие и государственные тендеры регулируются разными законами — для госзакупок действует ФЗ № 44, для коммерческих тендеров — ФЗ № 135.

2. Коммерческий тендер может быть более гибким, так как условия устанавливает заказчик. В государственном все условия четко прописаны, так как определены федеральным законом.

3. Если вы хотите предложить аналог требуемой продукции, в государственных закупках это возможно, а в коммерческих в большинстве случаев бессмысленно.

4. Репутация многое решает в государственных закупках, в то время как в коммерческих важно прежде всего выгодное предложение, а уже потом известность на рынке.

5. Ценовые предложения в коммерческих торгах могут сильно различаться, на государственных закупках они чаще всего схожи.

Подробная инструкция для участников тендеров

Для успешного участия в торгах существует алгоритм действий, определенный законом Российской Федерации, а также внутренние нормативные документы компании-организатора.

Если компания принимает участие в тендере в первый раз, идеальным вариантом будет обратиться к услугам тендерного сопровождения либо следовать предложенной инструкции. Важно: для участия в электронных торгах, как говорилось ранее, обязательно наличие электронной подписи. Чтобы получить ее, следует подать документы в центр лицензирования и получить ее в течение пары рабочих дней, а после пройти процедуру аккредитации на электронной торговой площадке, что занимает в среднем до пяти рабочих дней.

1. Как выбрать тендер. Чтобы найти интересующую информацию об открытых тендерах, можно просмотреть информацию в СМИ, специализированных буклетах иди бюллетенях. Другой способ — зайти на официальный сайт госзакупок или просмотреть сайты электронных торговых площадок (сокращенно ЭТП). Третий способ найти тендер — получить приглашение на него почтой или в электронном виде. В ходе выбора сразу смотрите на все условия, отсеивая варианты, не подходящие под критерии вашей организации, иначе вы рискуете зря потратить силы и время на оформление документов и тендер, в котором заведомо не сможете стать победителем.

2. Как подать заявку на участие. Каждый тендер обычно содержит в приложении конкретную форму подачи заявки, которую необходимо корректно заполнить и отправить точно в срок вместе с необходимыми документами, перечисленными в описании тендера. Если заявка будет подана не вовремя, документы по почте вам вернут, а электронная заявка просто не откроется. Отказать компании от участия в конкурсе организатор может только по объективным причинам, среди которых подача двух заявок от одной фирмы (это запрещено), нарушение сроков, отсутствие или некорректность электронной подписи, скорое истечение сроков аккредитации компании-участника, несоответствие компании условиям тендера.

3. Как оформить предложение для тендера. Если тендер проводится в один этап, то сама заявка является одновременно и предложением. Главное правило — внимательно и корректно заполнять заявку и соблюдать все требования организатора, перечисленные в тендерных документах.

Далее последует участие в торгах, в котором не всегда участник способен повлиять на исход. Если торги открытого типа, то, возможно, потребуется доработка предложения и выставление более выгодных условий, корректировки и обсуждение с заказчиком. В электронной форме этот процесс занимает не более 48 часов. Заключительный этап — заключение контракта с компанией, выигравшей тендер. Это финишная прямая, в данном случае вас можно будет только поздравить, так как для вашей организации останутся только формальности подписания документов.

Как отказаться от участия

Нередко складываются ситуации, когда фирма-участник приняла решение не участвовать в торгах. Причиной могут послужить внутренние проблемы в организации-участнике, невозможность предложить заказчику более выгодные условия, изменения во внутренней или внешней экономической среде и многие другие факторы. В любом случае отказаться от участия без вреда для компании возможно на любом этапе конкурса. Если торги пока не стартовали, необходимо просто направить соответствующее уведомление администрации торговой площадки. Если торги проводятся в реальном времени, можно написать письмо с отказом в свободной форме в адрес компании-заказчика или заполнить специальный бланк отказа, который должен присутствовать на электронной площадке. В случае вашего отказа от участия в торгах воспользуйтесь советом: напишите отказ на фирменном бланке, подробно разъясните причины отказа, адресуйте документ четко организатору торгов, укажите номер и дату приглашения на тендер, а также добавьте заключительную фразу с извинениями и возможностью сотрудничества в будущем. Это поможет сгладить негативное впечатление от отказа перед заказчиками.